管理数码纪录

为记录选择一种文件格式很重要. 为什么? 文件格式, 尤其是那些由软件公司创建和提供的软件, 可能不会有很长的保质期. 如果开发人员不再支持这些文件，或者开发人员将折叠, 你可能无法打开文件(记住WordPerfect和Word Star)?). 不幸的是，我们很难预测未来. 所以，尽你所能选择最好的.

一般办公室使用, 像Word这样的程序, 访问, 和Excel, 哪些是微软支持的, 安全的赌注, 至少在不久的将来是这样. 在某一时刻, 这些原始的数字记录可能必须迁移到该软件的更新版本，以尽量减少数据丢失.

在决定使用什么类型的文件时，请考虑以下几点:

• 可访问性. 文件格式必须让工作人员和公众能够查找和查看记录.
• 灵活性. 文件格式需要满足您共享和使用记录的目标. 如果文件格式只能由专门的硬件和/或软件读取, 你的分享能力, 使用, 而且篡改记录是有限的.
• 长寿. 开发人员应该(希望)长期支持这种文件格式. 如果该文件格式不被长期支持，则记录存在风险. 如果确定不再支持某种文件格式，则应迁移或转换记录.

将记录迁移到新的文件格式通常是一个好主意. 例如，如果您的Word文件落后一两个版本，请考虑更新到新版本. 字6.0文档(1993年推出)可能无法在最新版本的Word中打开. 但是，在软件更新后将这些文件迁移到较新的版本有助于确保文件以最小的损失保存下来.

也可以将记录转换为完全不同的格式. 一个例子是将Word文档转换为PDF.

如果要迁移或转换文件，请考虑以下事项:

• 精度. 如果您迁移或转换记录, 转换到的文件格式应该产生具有可接受的数据级别的记录, 外观, 以及失去关系, 如果有任何. 这张唱片看起来像它应该有的样子吗?
• 完整性. 如果您迁移或转换记录, 转换的文件格式应该具有可接受的数据量, 外观, 以及失去关系, 如果有任何.

元数据，或关于信息的信息，可以直接输入到生成的数字文件中. 输入的元数据可以告知您和其他使用该记录的人它的创建、目的和用途.

元数据可以输入或自动输入属性的数字记录. 例如，在Word文件中输入元数据很容易. 有些信息是自动输入的, 包括程序名称, 文件创建时, 最后保存的, 最后修改, 以及修改的次数, 以及字符/字数统计, 行数, 段落数.

其他信息必须输入到文档的属性中. 这些包括标题、主题、关键字和评论. 作者信息可以在首次使用软件时输入. 如果需要，可以修改该信息.

世界2010, 元数据可以通过选择功能区最左边的“文件”选项输入.

然后在屏幕的右侧, 在属性下，您可以输入标题信息, 主题, 标签, 和评论栏. 您可能需要点击底部的“显示所有属性”来查看其他字段.

输入到文档中的元数据可以在Windows中搜索. 右键单击文件所在的驱动器. 在“常规”选项卡中, 确保选中短语“除了文件属性之外，允许此驱动器上的文件具有索引的内容”旁边的框.

要检查文档的元数据，右键单击文件并选择“Properties”。.

文件名是记录的主要标识符. 一致命名的记录便于访问每个数字文件中包含的信息.

常见的文件名元素包括:

• 版本号(e).g.，版本1 [v1, v1])
• 创建日期(e.g.， 2001年2月24日[022401,02_24_01])
• 创建者名称(e.g.鲁珀特·B. 史密斯[RBS, RBS]
• 内容描述(e.g.，媒体包[医疗包])
• 目标受众名称(e.g.，公众[酒馆])
• 与该记录相关联的组的名称.g.，委员会ABC [CommABC]
• 发行日期(e).g.，于2001年6月11日上午8点发布.m. 中央时间[61101_0800CT])
• 出版日期(e).g.，发表于2003年12月24日[pub122403])
• 项目编号(e).g.，项目编号739 [PN739])
• 部门编号(e).g.， 140部[140部门])
• 纪录系列(e).g.SeriesX)

文件命名的一般挑战:

• 版本控制. 确定如何以及是否指示记录的版本.

• 独特性. 以避免文件名在从一个位置移动到另一个位置时发生冲突, 每个记录的文件名应该是唯一的，并且独立于它的位置.

• 持续时间. 文件名应该比最初命名该文件的记录创建者更持久——一旦文件创建者不再可用，要开发对工作人员有意义的文件名.

• 访问和易用性. 政策应该简单明了. 一个简单的策略将被更一致地使用, 产生一致命名的记录, 因此更容易组织和访问.

• 易于管理. 策略应该与计算机基础设施一起工作，以监视策略遵从性, 管理记录和记录系列, 收集元数据, 并轻松地执行其他行政任务，并符合所有法律要求.

• 可伸缩性. 考虑一下文件命名策略需要有多大的可伸缩性.

分析你的工作，建立一个对你的办公室最有帮助的文件命名系统.

So, 您在作业过程中以文件格式创建了记录，这些记录将持续存在，并且具有正确的名称. 现在? 设计良好的归档结构对于管理和访问您的记录至关重要. 归档结构反映了办公室的活动，通过对文件夹进行仔细的组织，文件夹的标题有意义，文件夹将包含记录.

一个设计良好的档案结构必须:

• 使用易于解释的结构, 鼓励用户将记录放在适当的位置
• 使用简单的名称，方便用户确定哪些记录放在哪里
• 有三个级别的文件夹表示 功能,然后 活动，然后 交易 of an office; records would be filed in the folders (交易) in the third level
• 是否有人负责维护文件结构以确保一致性

每个办公室都是不同的——适用于一个办公室的方法不一定适用于另一个办公室.

归档结构的层次结构

功能方法侧重于根据记录的业务上下文(它们存在的原因)而不是它们的内容(它们是关于什么的)或位置(哪个单位或人员持有它们)来管理记录。.

• 第一层- 功能 一个单位的主要责任是完成任务吗
• 第二层次—— 活动 是否执行了每个任务来完成每个任务 函数.
• 第三层—— 交易 作为业务流程的一部分，代表与其他单位或人员的交易.

然后问问你自己，你的办公室的功能是什么? 然后问他们做了哪些活动来实现这些功能? 执行哪些事务来完成这些活动?

归档结构中文件夹的名称

文件结构中各级文件夹的名称应该:

• 使用“自然”语言命名
• 不要使用缩写——使用全名或单词
• 保持名称简单明了，但在文件结构上下文中易于理解

如果一条记录可以放在几个文件夹中, 决定该类型的记录应该驻留在哪个文件夹中. 这样就可以在Windows中创建一个快捷方式，它将指向那个特定的文件夹，而不必创建将记录复制到几个文件夹中的副本. 这种策略将有助于特定数字记录的版本控制.

这是一个发展良好的归档结构的例子-第一级是单位的功能, 第二层表示单元的活动, 第三层代表单位的交易. 然后将记录填充在第三层的文件夹中:

文件结构示例

实际的文件将在第四级(协商通信)填写, 政策发展草拟本, 最终的政策, 政策发展资源).

不管你是谁，圣. Cloud State已经为您分配了数字文件空间. 使用它. 利用办公室的文件空间有很多好处:

• 文件集中在一个地方，而不是分散到各个员工的电脑上
• 同一数字记录的多个副本被最小化
• 文件可以被办公室中任何具有访问权限的人使用，包括远程访问
• Files are backed up twice a day and kept for three weeks after the time of the backup; these files can be retrieved by right-clicking a folder, 选择“属性”，然后转到“先前版本”选项卡.

比如纸质的记录, 需要对数字记录进行管理，使其保持可访问性, 这是州法律规定的. 然而，在某些时候，应该删除对您的办公室不再有价值的记录. 即使记录不占用任何物理存储空间，如文件柜, 最好的做法是删除不再有用的记录. 就像纸质记录一样, 通过删除不再有价值的记录, 它们将更容易管理.

确定记录是否可以删除的一种方法是确定您是否需要该记录以供将来参考, 不是为了保存“以防万一”.“另一条路是穿过圣. 云之州的记录保留项目，由大学档案馆管理.

明尼苏达州法律规定了一项记录保留计划:

明尼苏达州法规第138章.17

这是每个国家机关和每个县的管理机构的负责人的职责, 直辖市, 并积极与其他政府部门建立和保持联系, 对每个机构的记录进行经济和有效的管理, 县, 直辖市, 或其他政府部门.